Esta entrada trata sobre la adaptación, sobre cómo realizar estudios de riesgos (que por su naturaleza necesitan de la participación de grupos multidisciplinarios) en tiempos de restricciones de movilidad, como los que estamos viviendo.
En este caso, se requiere de una mayor preparación que en un estudio convencional y se debe definir el alcance claramente, asegurando que se entiende el proceso y la tecnología en una reunión previa.
El equipo de trabajo
Al formar el equipo de trabajo, debemos enfocarnos en maximizar los resultados. Se recomienda que, en estos casos, el Líder del Estudio, además de tener experiencia en la metodología y la tecnología de comunicación, sea capaz de administrar el tiempo y mantener al grupo enfocado, activo y participativo, poniendo atención sobre lo que se quiere discutir.
Es muy importante minimizar las distracciones y discusiones secundarias.
El secretario es esencial para sesiones remotas (un par de oídos extras), debe conocer la metodología, ser suficientemente organizado y atento a los detalles para sintetizar la información. Un buen secretario hace la diferencia en cualquier estudio de riesgo.
El grupo de trabajo debe mantenerse tan reducido como sea posible, con los representantes mínimos necesarios y la participación de especialistas y representantes de equipos paquetes en forma puntual. Las herramientas de comunicación hoy día no representan mayor dificultad; por ejemplo, en la actualidad hablamos de un tráfico por día de 300 millones de participantes en ZOOM y de unos 200 Millones en Microsoft Teams, sin contar otras opciones como Webex o Skype, solo por nombrar las más populares. La opción que decidamos utilizar debe permitir comunicación instantánea de audio y video, múltiples usuarios, registro de asistencia, opciones para compartir pantallas y archivos, grabación de las sesiones y una conexión segura. La recomendación principal es probar, probar, probar.
Preparación del estudio
Con relación a la preparación del estudio, se recomienda definir los nodos y estructurar el estudio con la cantidad de detalle que sea posible (escenarios, desviaciones y causas probables), asegurando la disponibilidad y el orden de toda la información.
Debemos enfocarnos en la eficiencia de las sesiones de trabajo. Una buena práctica es realizar una capacitación inicial sobre la metodología y el alcance del estudio; de esa forma, es posible ajustar las expectativas en forma previa. Si la planificación lo permite, implementar sesiones de 4 horas diarias y de 3 o 4 días por semana, considerando el rendimiento y los husos horarios de los involucrados.
Podemos pensar que al disminuir la cantidad de tiempo en las sesiones mermaría la eficiencia, pero el uso de grupos reducidos hace que el rendimiento sea muy bueno; pueden ser jornadas cortas pero intensas – aún más que las convencionales.
Claves de éxito
Recordemos que ésta no es una reunión cualquiera, es una reunión de revisión exhaustiva, por lo que, se debe prestar atención a los siguientes aspectos:
- Establezca las reglas de juego – por ejemplo, el uso de las funciones mute y levantar la mano para asegurar que hable uno a la vez.
- Administre el tiempo – las intervenciones deben ajustarse al propósito y alcance del estudio.
- Controle su ambiente circundante – desde su comodidad (tener todo a la mano) hasta las fuentes de ruido y distracción.
- Identifique al personal clave – por su nombre (las aplicaciones identifican la conexión individual) y apóyese en él para enfocar la discusión sobre el punto que éste maneja.
- Organice la información que se va a compartir y verifique el tamaño de la fuente utilizada en el software.
- Asegúrese de que existe realimentación de las comunicaciones y que cada mensaje haya sido recibido efectivamente antes de avanzar – recuerde que ya no existe el feedback físico.
- Evalúe la efectividad y haga ajustes continuamente -poniendo atención a los detalles y realimentándose de lo que sucede (detectar cuando se puede avanzar sobre un tema y cuáles requieren mayor profundidad de discusión).
No hay duda de que esta forma de trabajo, que muchos recién experimentan, ha llegado para quedarse; por lo que, debemos encontrar maneras efectivas que nos permitan seguir haciendo los estudios de riesgos a pesar de las circunstancias actuales.
No existen limitaciones tecnológicas para la realización de estudios de riesgos en forma remota, solo nos queda entender que las condiciones demandan nuevas formas de trabajo y detenernos no es una opción.
Mantenerse al día implica adaptarse y empezar a trabajar de una forma diferente.
Romel Rodríguez
CSF Consultoría en Seguridad Funcional
rodriguezrx@grupocsf.com